Neues Intranet für CAG-Mitglieder

Nach fast fünfjähriger Wartezeit wurde zum 01.01.2020 das neue CAG-Intranet live geschaltet und ist somit wohl das längste Projekt der Vereinsgeschichte.

Viele Anläufe für ein eigens entwickeltes Intranet sind in den Jahren an den Anforderungen gescheitert. Oftmals war es ein zeitliches Problem, sodass man sich vorerst weiter auf Emailformulare und Exceltabellen verlassen musste.

Damit sollte aber nun Schluss sein, denn CAG steht auf Wachstum: Das Projektangebot wird 2020 weiter ausgebaut und somit erwartet man einen Zuwachs bei den bereits 160 Mitgliedern. Die Mitgliedsverwaltung und die Projektkoordination werden damit immer aufwendiger. Die Umsetzung muss also effizienter gestaltet werden, sodass man sich nicht in der Administration verhängt. Nachdem 2017/2018 der neue hauseigene CAG-Ticketshop, mit Sitzplatzreservierung, live geschaltet wurde, machte man sich Ende 2018 an die Arbeit für den neuen Mitgliedsbereich. Ein knappes Jahr später war man schon im Beta-Test.

Mitglieder haben ab sofort einen eigenen Onlinezugang, sehen nur noch ihre eigenen Probentermine und können ihre Stammdaten selbständig aktualisieren. Abwesenheiten fließen in die Probenplanung mit ein, sodass die Probenleiter schneller auf schlecht besuchte Proben reagieren können. Anwesenheiten können fortan online per Tablett oder Smartphone vom Probenleiter kontrolliert werden. Die Zettelwirtschaft verschwindet und Daten müssen nicht mehr nachgearbeitet werden.

"Durch dieses Tool wird vieles für unsere Projektteilnehmer und auch für die Koordinatoren einfacher! Gerade im Ensemble müsste man, je nach Besetzung einzelner Songs oder Szenen, unzählige individuelle Pläne erstellen. Das ist überhaupt nicht machbar, weshalb unsere Pläne mit Probeninhalten teils mehrere Seiten umfassten und sehr unübersichtlich wurden. Durch Einspielen der Besetzungslisten weiß das System nun genau, wer wann benötigt wird und nur die wirklich benötigten Teilnehmer bekommen einen Termin in ihren persönlichen Kalender, mit vorzubereitenden Probeninhalten. Die Termine können sogar per Knopfdruck auf Smartphone oder Outlook übertragen werden," erklärt Vereinsgründer Timo White stolz und fügt hinzu: "Mitglieder können ihre Urlaube oder sonstige Fehlzeiten eintragen und das System erkennt damit, wer wann verfügbar ist. Ebenfalls wird erkannt, ob ein Probenleiter abwesend ist oder bereits anderweitig gebucht. Die Raumplanung geht ähnlich."

Eine weitere Vereinfachung ist die Stammdatenpflege der Mitglieder. Die Mitglieder können ihre Daten stets selber aktualisieren, z.B. bei Umzug. Persönliche Angaben, z.B. Konfektionsgrößen, sehen nur die Kostümbildner. Auch historische Daten werden erfasst. So kann man auch die persönliche Entwicklung im Verein noch nach Jahren nachvollziehen.

Künftig sollen auch Kostenabrechnungen oder die Delegation von Aufgaben innerhalb des Vereins über das neue Tool laufen: Projektmanagement bei CAG!

Der Verein dankt hier Christian Tillmanns (Entwicklung) und Andrea Krieger (Datenbank) für die ehrenamtliche Umsetzung!